社会人になって長時間労働をしたいでしょうか？
長時間労働をしたいと思う人は少ないと思います。
また、無駄な作業で労働時間が長くなっている人もよく見かけます。
今回は学生のうちにやっておくと良いことをご紹介したいと思います。
結論からいうとパワーポイントに慣れておきましょう。
自己紹介
私の経歴を簡単にご紹介したいと思います。
私は大学、大学院で化学を専攻し、現在は製造業の会社で研究開発職として働いています。
働き始めて3年目です。
時間のかかる仕事 報告
社会人にはいくつかの種類の仕事がありますが、その中でも時間がかかる仕事が資料作成です。
社会人になると自分の仕事内容について報告する必要があります。
例えば、私の場合ですと、研究開発職ですので定期的な上司や同僚への進捗報告。
また、不定期で社内に対し自分の研究成果やこれから何をやるのかを報告します。
そのほか、学会などでの発表もあります。
事務系の方でも、会社説明会用の資料作成や会社の財務状況、他社の動向などを報告する機会があります。
これらの報告に使用されるのがパワーポイントです。
パワーポイントの作成になぜ時間がかかる？
パワーポイントの作成には時間がかかります。
理由はパワーポイントの機能を理解していない人が多いからです。
（私も完全に使いこなせているとは言えませんが・・・）
時間がかかる例をご紹介します。
仕事の資料は基本的に機密情報のため、左上や右上などの隅に「機密」と記す必要があります。
パワーポイント（パワポ）の機能を知らない人はいちいち各スライドに機密をコピー＆ペーストします。
数枚のスライドなら時間はかかりませんが、スライドの量が多ければかなり時間を消費します。
もし、パワポの機能を知っていれば、マスタースライドの編集という機能を使います。
この機能は全てのスライドに編集結果を反映するものです。
そのため、マスタースライドの編集機能を使えば、一枚のスライドに「機密」と打ち込むだけで、すべてのスライドに「機密」を打ち込むことが出来ます。
つまり、いちいち全スライドに打ち込んでいた作業を一回で済ませることが出来るのです。
ほかにも、図形の挿入で矢印を使うことが多いのですが、矢印の終点が勝手に動いて望み通りの位置に指せなくて時間を浪費することがあります。
こういったときも「Alt」を押しながら矢印を動かすことで望み通りの位置に指すことが出来て時間の節約が出来ます。
このようにパワーポイントはさまざまな機能があるのですが、その機能を使っていないために資料の作成に非常に時間を要するということが多々見受けられます。
このような事態を起こさないためにも学生のうちからパワーポイントを使っておいた方が、後々役に立ちます。
何をすればよいかについて
とはいえ、パワーポイントでどんな資料を作ればよいか分からないと思います。
そんな時のための題材を用意してみました。
自分の生まれてから現在までを紹介するスライド
自分が生まれてから現在までを紹介するスライドを作りましょう。
最初は経歴だけを紹介しましょう。
次は行動の深堀をしましょう。
なぜその高校を選んだのか、なぜその大学を選んだのか。
そこで何を得たのか。
行動原理やその時の思考まで紹介でると最高です。
この題材の良いところは就活に役立つことです。
就活の面接ではほぼ必ず自分の経歴などを深堀されます。
その時、このスライドを作っていれば冷静に対応できます。
また、このスライドを作ることで面接官がどのような質問をしてくるのかを考える訓練にもなります。
自分の研究テーマを紹介するスライド
研究室やゼミに入っている場合は研究テーマがあると思います。
この研究テーマを説明するスライドを作成しましょう。
学部生で研究テーマを持っていない方は受けている講義を説明するスライドを作成してみましょう。
始めは思いついたままに作ってみましょう。
次は素人に説明するように作ってみましょう。
この題材の良いところは説明能力が上がることです。
社会人になると説明能力が非常に重要となってきます。
とくに、理系の方は詳細に説明しすぎる傾向があります。
就活などで自分の研究テーマを紹介する機会は多いですが、
面接官は素人なので詳細に説明されても分かりません。
こういった面接官は知識よりも説明能力を見ている可能性があります。
そのため、自分の研究テーマを簡単に理解できるスライドを作成することで、
説明能力を向上させましょう。
自分の趣味
最後の題材は自分の趣味についてです。
この題材はもっとも作りやすいと思います。
なにがキッカケなのか。
なぜはまったのか。
今後どうするか。
いろいろ作ってみましょう。
この題材は作りやすいのでサクッと作れると思います。
パワポを作成するときに意識すること
パワポを作成するときに意識した方が良いことがいくつかあります。
めんどくさいことを放置しない
パワポを作成しているとめんどくさいと思うことがいくつもあると思います。
そういったことに合うたびにネットで検索してみてください。
自分がめんどくさいと思ったことは、たいてい皆が経験していることで解決策が紹介されています。
ネットを見ても解決できなかったことについては、メモをしておいて将来パワポに詳しい人に合ったら聞いてみましょう。
構成を考える
パワポの作成にある程度慣れてきたら構成を考えてみましょう。
パワポはプレゼンをするために作成します。
プレゼンで重要なことは構成です。
構成がグダグダだと何も伝わらないということが良くあります。
それほどまでにプレゼンの構成は重要なことなのです。
ですから、常に構成を意識しておくと後々役に立ちます。
まとめ
社会人の仕事で時間がかかる仕事はポワポの作成です。
そのため、学生の内からポワポを作成してパワポに親しんでおきましょう。
また、パワポを作成するときはめんどくさい作業をそのままにせず、
ネットで検索するなどして効率的に出来る方法を調べて上達しましょう。
パワポにある程度慣れたら構成を考える癖をつけると将来非常に役に立ちます。
